Automatische Zeiterfassung mit JIRA und Mite

Im beraterischen Umfeld spielt die projektspezifische Zeitabrechnung eine wichtige Rolle. Für Projekte im technischen Kontext kommt die Tatsache hinzu, dass die Projekte häufig eine Vielzahl an kleineren Aufgaben beinhalten oder wiederkehrender Natur sind.

Methoden des agilen Projektmanagements (Scrum o.Ä.) haben sich fest in diesem Kontext etabliert und mit Software Angeboten wie JIRA ist es möglich, einen guten Überblick über die vielen verschiedenen Aufgaben und den Bearbeitungsstatus zu behalten.

Der Vorteil dieser Methoden birgt zugleich verschiedene Fehlerquellen, u.a. dass für jede Teilaufgabe bzw. Ticket die Zeit manuell erfasst werden muss, sobald es (erneut) bearbeitet wird. Bei Peaks & Pies haben wir dieses Fehlerpotential weitestgehend minimiert, indem wir die Zeiterfassung automatisch mit der Interaktionen im JIRA Scrum Board verknüpft haben. Dafür wurde in JIRA ein Webhook konfiguriert, der eine Prozess anstößt, sobald sich der Status eines JIRA Tickets ändert.

Konkret bedeutet dies, dass sobald ein Ticket in die Spalte “In Bearbeitung” gezogen wird, im Hintergrund die Zeiterfassung in unserem Zeiterfassungstool Mite gestartet wird. Wichtig ist hierbei, dass im Ticket die Informationen zum Epic und der zugewiesenen Person gepflegt sind, damit dies in Mite auch dem jeweiligen Kundenprojekt bzw. dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden kann.

Ist ein Ticket fertiggestellt oder kann aktuell nicht weiter bearbeitet werden, so wird es aus der “In Bearbeitung” Spalte herausgezogen. Ab diesem Zeitpunkt stoppt die Zeiterfassung für das Ticket automatisch in Mite. Erst wenn ein neues Ticket in die “In Bearbeitung” Spalte gezogen wird, wird die Zeiterfassung erneut gestartet. Edge Cases, wie z.B. gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Tickets werden natürlich abgefangen.

Diese Art der Zeiterfassung minimiert nicht nur das Fehlerpotential für falsch erfasste Zeiten, es bringt auch weitere Vorteile mit sich:

• Die Zeiten können im Nachgang bei Bedarf einfach in Mite korrigiert werden.
• Die Zeiten werden minutengenau erfasst und bilden so einen realistischen Arbeitsaufwand für den Kunden ab.
• Die Zeiten können auf Kunden- oder Projektebene einfach aus Mite exportiert werden und für Abrechnungen oder Analysen genutzt werden.
• Die Mitarbeiter müssen weniger Aufwand in die manuelle Pflege ihrer Zeiteinträge investieren.